Corespondența prin e-mail are propriile reguli. Vom răspunde la e-mailurile de la prieteni altfel decât la cele de afaceri. Deși cunoaștem cu toții bune practici, adesea uităm de igiena specifică atunci când schimbăm mesaje noi. Aceste activități pot să nu fie dăunătoare, dar pot fi dificile și pur și simplu enervante. Vezi cele 11 obiceiuri de trimitere de e-mailuri de care merită să scapi.
În acest articol vei învăța:
- Care este eticheta prin e-mail?
- De ce nu merită să trimiți spam?
- Cum să alegi un subiect pentru a nu fi ignorat?
- De ce ar putea fi ineficient să folosești excesiv butonul de prioritate ridicată?
Trimitem e-mailuri în fiecare zi
La începutul anului 2019, compania de cercetare a pieței tehnologice Redicati a lansat un raport care afirmă că avem peste 3,9 miliarde de utilizatori de e-mail activi în întreaga lume. Pentru comparație, se estimează că există 3,5 miliarde de utilizatori activi ai canalelor de social media pe globul nostru. În același raport, constatăm că un angajat mediu american de birou/corporație primește în medie 126 de e-mailuri pe zi.
Spam Laws, un portal de cercetare în domeniul securității internetului, estimează că 60 de miliarde de mesaje spam au fost trimise în fiecare an în ultimii 4 ani. IBM raportează că, în funcție de industrie, până la 60% din e-mailuri sunt deschise pe dispozitive mobile, iar 82% dintre angajați citesc mesaje de afaceri după programul de lucru. După cum puteți vedea, e-mailurile ne-au invadat viața și au devenit parte din viața de zi cu zi. Pentru mulți oameni, ridicarea telefonului este primul lucru pe care îl fac când se trezesc. Al doilea este să se spele pe dinți sau să verifice căsuța de e-mail.
Etichetă de e-mail
Există o așa-numită “netiquette” (netichetă) – un set de standarde informale care arată cum ar trebui să ne comportăm pe web. Același lucru este valabil și pentru trimiterea de e-mail. Peggy Duncan, expertă în productivitate și autoare a cărții Conquer Email Overload with Better Habits, Etiquette and Outlook, afirmă în paginile sale că: „Modul în care scrii este despre cine ești și îți poate afecta negativ reputația printre colegi, șefi și clienți”.
Prin urmare, merită să scapi de niște obiceiuri „toxice” care nu sunt binevenite, mai ales în comunicarea de afaceri. Iată cele mai importante dintre ele.
1. Destinatari greșiți sau prea mulți destinatari
Când trimitem un e-mail nu crezi că ar trebui să luăm în considerare cine trebuie să fie de fapt destinatarul acestuia? Adesea, în loc să trimită o întrebare specifică persoanei în cauză, aceasta este primită de mulți colegi care nu au nicio legătură cu el. Dacă lista de destinatari este lungă și apăsăm de fiecare dată pe „Răspunde tuturor”, zeci de mesaje nedorite ajung în căsuța de e-mail a unei duzine sau chiar a câtorva zeci de persoane.
Acest lucru se întâmplă adesea în corporațiile în care sunt create aliasuri, de exemplu, „Departamentul de vânzări”, „Departamentul de publicitate”, etc. Folosirea incompetentă a acestora provoacă haos și frustrare inutilă. Înainte de a apăsa „Trimite un mesaj”, haide să verificăm dacă ajunge de fapt la adresa corectă.
2. Subiecte care nu spun nimic destinatarului
Aceasta este o altă boală care a lovit comunicarea modernă prin e-mail. Uităm că titlul e-mailului este pentru a informa destinatarul ce va fi în el. Însuși titlul „Întâlnire” spune puțin. „Întâlnirea cu mass-media” oferă mai multe date, iar „Întâlnirea cu mass-media despre promovarea produsului X” conține tot ce este esențial.
Peggy Duncan sugerează că subiectele de e-mail ar trebui să fie ca titlurile jurnalelor. Acestea trebuie să încurajeze deschiderea lor și să conțină cel puțin informațiile minime despre care putem citi în e-mail. O definiție clară a subiectului îți permite, de asemenea, să organizezi cu ușurință căsuța de ieșire sau inbox și să cauți mesajul relevant.
3. Subiecte care nu se potrivesc cu mesajul
De câte ori s-a întâmplat să fi contactat un client pentru a-i adresa o întrebare sau o cerere, iar apoi contactul cu acesta să fie întrerupt timp de câteva săptămâni sau chiar luni? S-a întâmplat să pierzi contactul cu acesta până când a trebuit să contactezi din nou această persoană pentru o cu totul altă problemă.
În loc să scrii un mesaj cu un subiect nou, ai continuat vechea conversație? Exact – acest tip de comportament nu este binevenit. Dacă chiar dorești să contactezi persoana a doua oară și nu dorești sau nu poți trimite un mesaj nou, trebuie doar să schimbi câmpul de subiect pentru a se potrivi cu noua conversație.
4. Trimiterea de răspunsuri dintr-o propoziție sau chiar un cuvânt
Răspunsul la un e-mail cu textul „Mulțumesc” sau „OK” nu accelerează în niciun fel conversația. Un „OK” superficial pare în regulă doar ca răspuns la o întrebare închisă foarte simplă.
Desigur, uneori trebuie să răspundem: „Am primit materialele, mulțumesc”. Totuși, acest mesaj este un răspuns clar la e-mailurile anterioare și adaugă ceva la întreaga conversație. De asemenea, oferă expeditorului siguranța că am primit conținutul care ne-a fost trimis.
Dacă nu trebuie să răspundem prin e-mail, putem trimite chiar și un SMS prin chat, Messenger. Această alegere va fi mai bună dacă dorim să menținem igiena corespondenței prin e-mail.
5. Trimiți răspunsuri rapide, chiar dacă nu adaugă nimic la conversație
Dacă primim un e-mail cu o întrebare care necesită analiză, colectare de date, pregătire a unui document, nu are sens să răspundem cu o singură propoziție. Să pregătim toate materialele necesare, să colectăm datele necesare și abia apoi să răspundem la mesaj.
În acest fel, în loc de două conținuturi, unul cu informații despre primirea unui e-mail, iar celălalt cu date specifice, îl trimitem pe cel final. Așa cum scrie Peggy Duncan, „În loc să câștigi reputația de a răspunde rapid, concentrează-te să ai reputația cuiva care trimite răspunsuri atente care duc conversația mai departe”. Simplu nu?
6. Folosirea excesivă a butonului cu prioritate ridicată
Mesajul marcat ca având prioritate în căsuța de e-mail este acel mesaj care afișează un semn de exclamare și care îți spune că este extrem de important. Această soluție a fost creată pentru a informa destinatarul că are de-a face cu conținut la care expeditorul dorește să primească un răspuns chiar și în câteva minute sau destinatarul trebuie să-l citească.
Abuzul acestui buton poate fi văzut prost în comunicațiile de afaceri. Dacă avem ceva important de comunicat, o putem face cu panoul de subiect. Să scriem pur și simplu în ele: „Întâlnire cu mass-media privind promovarea produsului X – URGENT!” și obținem deja un efect similar.
7. Etichetă de e-mail și lipsa semnăturii
Semnătura îi spune destinatarului cine suntem. Este cartea noastră de vizită, un adio, o strângere de mână, o expresie a respectului față de cititorul de știri.
În corespondența de afaceri, ar trebui să conțină numele și prenumele, funcția ocupată, numele companiei pentru care lucrăm, detalii de contact și un link către un site web pe care destinatarul e-mailului poate face click pentru a afla mai multe despre noi și despre compania noastră. Trimiterea unui e-mail fără semnătură ne face să fim neprofesioniști și, și mai rău, nu suntem autorizați să folosim adresa de e-mail în cauză.
8. Lipești fotografii direct în corpul unui e-mail și trimiți atașamente mari
Mulți oameni confundă adăugarea de atașamente cu lipirea unei fotografii în corpul unui e-mail. Atașarea este trimisă ca fișier suplimentar, iar lipirea imaginii în conținut nu este aceeași. În plus, în funcție de modul în care destinatarul are configurată o cutie poștală, aceasta poate fi afișată sau nu.
Dacă trimitem des acest tip de conținut, merită să ne gândim și dacă inbox-ul destinatarului poate accepta fișierele pe care le trimitem – este vorba despre dimensiunea lor. Unele programe de e-mail nu le vor accepta dacă mesajul este, de exemplu, peste 20 MB. Prin urmare, atunci când într-adevăr trebuie să trimitem material cu un volum mai mare – doar încărcați-l pe server și furnizați un link către resursă.
Poți utiliza FTP în acest scop pe găzduirea noastră, care va funcționa cu orice pachet de găzduire. O altă opțiune este un serviciu dedicat, cum ar fi popularul wetransfer. Este, de asemenea, o opțiune de a plasa fișierul în contul tău pe un cloud public (de exemplu, One Drive) și de a conecta la o resursă sau chiar – un link către o resursă de cloud privat, cum ar fi WD My Cloud – deși aici pot fi semnificative limitări de performanță.
9. Trimiterea de spam și etichetă de e-mail
Poți trimite spam și la serviciu. Trimiterea unui e-mail colegilor cu link-uri către videoclipuri cu pisoi amuzanți poate fi cu adevărat enervant, mai ales când transmitem mesajul tuturor destinatarilor dintr-un anumit grup. Să ne gândim dacă este într-adevăr o abordare profesională. Pentru unii colegi poate fi potrivit un moment de relaxare, dar nu tuturor le place acest tip de mesaje pe un e-mail al companiei.
10. Scrierea cu majuscule
Scrierea întregului conținut al unui e-mail cu majuscule este considerată în netichetă ca un strigăt către destinatarul conținutului. Să ne gândim dacă vrem cu adevărat să folosim tasta Shift / Caps Lock atunci când adăugăm conținut. Nimănui nu-i place să fie strigat. Nu crezi că merită să te calmezi și să te gândești la răspunsul tău?
11. Salut…
Cuvântul „salut” în limba română este rezervat gazdei pentru a saluta oaspeții. Mulți oameni îi consideră nepoliticoși în corespondența lor corporativă zilnică. „Salut, vă trimit o ofertă”, „Salut, cer date pentru trimestrul al treilea…” etc.
Personal, simt de asemenea disconfort la citirea mesajelor începute în acest fel și evit să încep astfel chiar eu corespondența. Pe de altă parte, limbajul evoluează și „salut” a devenit o modalitate foarte populară de a începe o conversație sau un e-mail. Mulți oameni, în special cei mai tineri, nu mai percep această formă ca fiind nepoliticoasă. Cu toate acestea, te încurajez să utilizezi formulare nenegociabile. Clasicul „Bună dimineața” sau „Bună” funcționează de minune.
Etichetă de e-mail – rezumat
Ce altceva ar trebui să-ți amintești? Acestea sunt cele mai importante lucruri de reținut atunci când trimiți e-mailuri. Comunicarea prin poștă nu este complicată, însă, este important să respecți regulile descrise mai sus. Acest lucru ne va ușura munca și vom arăta ca niște profesioniști în ochii partenerilor de afaceri și clienților. Îți recomand să citești și articolul nostru despre securitatea eficientă a e-mailului.
Recomandate pentru tine
De ce site-ul meu nu apare în Google – 8 motive frecvente
De ce site-ul meu nu se afișează în Google? Această întrebare și-o adresează mulți proprietari de site-uri web, care vor ca pagina lor să apară în rezultatele căutării. Majoritatea proprietarilor paginilor web vor să fie cât mai vizibili în motorul de căutare. Uneori se întâmplă însă, ca în loc de mult dorita poziție înaltă – să constați […]
Automatizare în e-commerce – 6 idei
Automatizarea în e-commerce este o idee destul de modernă în ultimii ani, care s-a popularizat datorită conceptului marketing automation. Datorită automatizărilor ajungem mai ușor la clienți, trimitem ma repede colete și personalizăm reclamele. Folosirea unor astfel de soluții ne ajută să economisim timp și bani. Acțiunile ciclice, repetitive pot fi efectuate de o mașină, aplicație […]
Istoria e-mailului – de la poșta clasică la cea electronică
E-mailul a devenit parte dintr-un stil de viață obișnuit. Unii îl utilizează exclusiv în scopuri personale, însă e-mailul este parte a oricărui tip de afacere. Comunicarea prin e-mail a devenit una dintre cele mai populare forme de comunicare, mulți utilizatori preferând aceasta metodă în loc de o convorbire telefonică. În medie, zilnic sunt trimise către […]
Cauți mai departe?